Iedereen doet zijn best: de medewerkers bij het boeken van hun uren en de manager bij het controleren van de geboekte uren. Ongemerkt verdampen er echter toch uren die over een heel jaar flink kunnen oplopen.
Afgelopen maand zijn we samen met een vooruitstrevende opdrachtgever aan de slag gegaan om de uitdagingen die bij hen spelen rondom het boeken van uren in AFAS in kaart te brengen:
- Medewerkers die gedurende een volledige week geen uren boeken, ontvangen hiervoor geen melding via het standaard signaal van AFAS
- Overuren worden soms al geboekt terwijl de reguliere roosteruren nog niet volledig zijn geboekt
- Een medewerker doet zichzelf ook wel eens tekort door zijn overuren op roosteruren te boeken
- Soms zijn de uren wel geboekt, maar niet voldoende conform het rooster
- Managers moeten visueel controleren of één van bovenstaande situaties van toepassing is. Dit is een tijdrovend en foutgevoelig proces
Mogelijke gevolgen? Er wordt tijd-voor-tijd uitbetaald of via verlof toegekend zonder dat daar recht op was. Is iemand vergeten zijn/haar uren te boeken? Dan wordt er direct omzet misgelopen. Medewerkers die veelvuldig extra werken zonder hiervoor tijd-voor-tijd te boeken, krijgen misschien niet de erkenning die ze verdienen? Het kan ook een signaal zijn dat de werk- of kennisverdeling niet optimaal is, met het risico op overbelasting zonder passende compensatie.
En eigenlijk was de oplossing heel simpel :)
Bij deze organisatie worden alle verlof- en verzuimgegevens netjes geregistreerd in AFAS en doorgezet naar de nacalculatie. Ook feestdagen en de geplande roosteruren per medewerker zijn bekend. Door deze gegevens te combineren met de geboekte uren ontstaat direct inzicht in mogelijke afwijkingen en kan snel worden vastgesteld of één van bovenstaande situaties speelt.
Via een eenvoudige koppeling met BlueConnect verzamelen we wekelijks alle benodigde informatie per medewerker. Op basis van deze gegevens voeren we onze berekening uit. Wanneer de geplande roosteruren overeenkomen met de geregistreerde werkuren, wordt de medewerker als ‘ok’ gemarkeerd en slaan we deze data verder over.
De medewerkers waarbij een verschil wordt geconstateerd, nemen we verder in de analyse mee. Hierbij vergelijken we de roosteruren (die per week kunnen verschillen door het rooster en eventuele feestdagen) met de werkuren (een optelsom van verlof, verzuim en nacalculatie, exclusief tijd-voor-tijd-uren). Daarnaast nemen we de geregistreerde overuren (tijd-voor-tijd via de nacalculatie) mee. Op basis van alle gegevens berekenen we vervolgens het aantal ‘echte overuren’ en dit kan afwijken van de geregistreerde tijd-voor-tijd-uren.
Drie smaken!
Er zijn uiteindelijk drie smaken / conclusies die we kunnen trekken, waarbij iedere situatie een eigen manier van afhandeling heeft.
Voor iedere week waarin per medewerker een afwijking of onjuiste boeking wordt vastgesteld, maken we via BlueConnect een dossieritem aan met de relevante informatie. Binnen de workflow wordt vervolgens een eerste splitsing gemaakt op basis van de drie smaken. Iedere optie krijgt een eigen ‘tak’ in de workflow, zodat de medewerker gericht kan worden geïnformeerd over wat onze aandacht heeft getrokken en welke actie nodig is.
De drie mogelijke situaties zijn:
- De medewerker heeft meer overuren gemaakt dan dat er geregistreerd zijn.
Het veld 'Echte overuren' bevat plus uren EN verschil met rooster is > 0 - De medewerker heeft te weinig uren geboekt en moet bijboeken of verlof aanvragen.
Het veld 'Echte overuren' bevat negatieve uren / Het veld 'Echte overuren' bevat plus uren EN verschil met rooster is <0 - Er zijn tijd-voor-tijd uren geboekt waar medewerker geen recht op heeft, de uren vallen binnen het rooster.
Het veld 'Echte overuren' heeft waarde 0
De medewerker corrigeert waar nodig de nacalculatie, het verlof of het verzuim, zodat de geregistreerde uren weer volledig en correct zijn. Lukt het corrigeren niet zelf doordat de uren al zijn gefactureerd dan kan een actie naar HR volgen om te corrigeren via een verlofcorrectie.
Na deze aanpassing ontvangt de leidinggevende een taak ter controle. Na goedkeuring is het proces afgerond en is de urenregistratie compleet en betrouwbaar!
Op ieder moment kan via de actieknop ‘PDF genereren’ een actuele status van de uren worden opgevraagd. Zo kunnen zowel de medewerker als de manager met één druk op de knop controleren of de uren inmiddels correct zijn verwerkt.
Heeft jouw organisatie ook te maken met deze uitdaging, of is er een ander issue waar je graag eens met ons over wilt sparren?
Let us know! Wij houden wel van een uitdaging op zijn tijd. :)