Bij DK Accountants & adviseurs begonnen we in januari 2023 aan een nieuw hoofdstuk met de live-gang van AFAS. De implementatie begon met een gezamenlijke bijeenkomst bij AFAS in Leusden in december 2022, waarin alle medewerkers werden voorbereid op de overstap. Deze sessies hielpen om een brede acceptatie binnen de organisatie te creëren. Het was inspirerend om te zien hoe we deze transitie in samenwerking met Tosca en haar team van Blueway hebben gerealiseerd.
Een belangrijk voordeel van de overstap naar AFAS was de centralisatie van data, wat leidde tot nauwkeurigere analyses en verbeterde samenwerking tussen onze vestigingen. Voorheen werkten we met verschillende systemen, wat leidde tot inefficiënties. Met AFAS hebben we nu een systeem waarin gegevens snel en betrouwbaar beschikbaar zijn, wat processen aanzienlijk stroomlijnt.
De overgang bracht wel uitdagingen met zich mee. Medewerkers moesten wennen aan het nieuwe systeem, vooral omdat elke vestiging zijn eigen werkwijze kende. Het betrekken van key-usergroepen uit de verschillende vestigingen in het besluitvormingsproces heeft geholpen om de transitie zo soepel mogelijk te laten verlopen.
De automatisering met AFAS zorgde voor veel tijdsbesparingen en verminderde fouten. Zo worden bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuwe organisatie automatisch alle bijbehorende processen en rollen opgestart en zorgt de koppeling met Caseware voor een automatische synchronisatie van klantgegevens, waardoor dubbele invoer niet meer nodig is.
Het team van Blueway heeft niet alleen gekeken naar het overzetten van de processen, maar ook naar optimalisatie van de processen. Er zijn vanuit de organisatie natuurlijk diverse maatwerkstukken gekomen en ook daar wordt altijd behulpzaam op gereageerd. Met Blue Connect zijn er verschillende koppelingen gemaakt vanuit de vraag van ons als organisatie, dus het is heel tof om te zien hoe daar altijd in wordt meegedacht. We hebben gemerkt dat vanuit BlueWay ''nee'' nooit een antwoord zal zijn!
De samenwerking met Blueway was essentieel voor het succes van de implementatie. Het team was goed bereikbaar, bood oplossingen en leidde DK Accountants & Adviseurs op om zelfredzaam te worden. We zijn trots op wat we samen met Blueway hebben bereikt, de ervaring bevestigde dat Blueway een waardevolle partner is voor de accountancybranche.
Wat ik nog leuk vind om te benoemen is dat er niet alleen antwoord wordt gegeven op onze vragen, maar dat er ook continu wordt gekeken hoe wij de omgeving kunnen beheren in de toekomst. Als applicatiebeheerder heb ik veel van het proces geleerd. Dat heb ik zeker aan Blueway te danken.